企業(yè)和個人在使用電子簽名時要注意什么？

電子簽名不是簡單的將簽名或者公章影像化，它是通過密碼技術對電子文檔進行加密、編碼后形成的簽名，可靠的電子簽名和手寫簽名或者蓋章具有同樣的法律效力。電子印章既不是指實體印章的圖像化，也不是電子印章直觀上展示出來的圖像或者圖樣。電子印章的本質是經(jīng)過法定程序產(chǎn)生的一組電子數(shù)據(jù)，是電子簽名的一種表現(xiàn)形式，我們通常看到的電子合同上的“紅色印章”只是電子印章數(shù)據(jù)中的組成部分之一。

一般來說，企業(yè)/個人都需要在某個系統(tǒng)或者平臺來制作和使用電子簽名/電子印章，在使用電子簽名的時候，有哪些需要注意的地方呢？

一、謹慎選擇第三方服務機構

在電子簽名發(fā)生糾紛后，法院往往會通過電子合同服務機構是否已經(jīng)取得相關資質，電子數(shù)據(jù)的生成方式、電子數(shù)據(jù)的內容、電子簽名人是否已經(jīng)通過認證機構的認證等等，審查判斷電子簽名是否屬于可靠電子簽名。根據(jù)《電子簽名法》的相關規(guī)定，應由依法設立的電子認證服務提供者提供認證服務。因此企業(yè)在選擇第三方機構時，確認該機構具有為企業(yè)及個人提供在線電子合同簽署及托管的資質。

二、企業(yè)和個人要妥善保管電子簽名數(shù)據(jù)

《電子簽名法》第十五條規(guī)定：電子簽名人應當妥善保管電子簽名制作數(shù)據(jù)。電子簽名人知悉電子簽名制作數(shù)據(jù)已經(jīng)失密或者可能已經(jīng)失密時，應當及時告知有關各方，并終止使用該電子簽名制作數(shù)據(jù)。

即便電子簽名人盡到妥善保管的義務，電子簽名制作數(shù)據(jù)仍然存在泄密的可能。在實踐中，電子簽名制作數(shù)據(jù)的載體包括磁盤、光盤等，盡管這些載體在使用過程中需要加入電子簽名人的安全指令才能啟動，但是這些載體一旦丟失或者為他人竊取，則他人通過破解這些相對簡單的安全指令就可以在互聯(lián)網(wǎng)上以電子簽名人的名義從事交易活動。

本條中的"知悉電子簽名制作數(shù)據(jù)已經(jīng)失密或者可能已經(jīng)失密"包含兩層意思：一是電子簽名人已經(jīng)明確知道電子簽名制作數(shù)據(jù)已失密，例如電子簽名人發(fā)現(xiàn)未經(jīng)自己允許，有人在互聯(lián)網(wǎng)上以電子簽名人的名義從事商業(yè)活動；二是電子簽名人知悉電子簽名制作數(shù)據(jù)有可能已經(jīng)失密，例如電子簽名人發(fā)現(xiàn)自己存放電子簽名制作數(shù)據(jù)的磁盤丟失，在這種情況下，丟失的磁盤中的安全指令有可能被破譯，電子簽名制作數(shù)據(jù)有可能被他人用于非法活動。

在這兩種情況下，電子簽名人應該做到：一立即停止使用電子簽名制作數(shù)據(jù)，二及時告知有關各方當事人，避免有關各方當事人因繼續(xù)信賴電子簽名人的簽名而造成損失或者損失的進一步擴大。

三、妥善保管相關認證等證據(jù)材料

目前，我國電子簽名集中應用在互聯(lián)網(wǎng)金融、租賃等領域，這些行業(yè)又比較容易發(fā)生糾紛，所以妥善保管相關電文數(shù)據(jù)有利于避免當事人蒙受不必要的損失。保存的文件可能包括賬戶信息、電子合同、數(shù)字簽名認證書、第三方證明等等。

電子簽名的使用給我們帶來了極大的便利，我們有使用電子簽名的權利，同時也要承擔起相應的法律義務。