企業(yè)怎么簽電子勞動(dòng)合同才合法合規(guī)？

2020年3月4日，人力資源社會(huì)保障部辦公廳就關(guān)于訂立電子勞動(dòng)合同有關(guān)問(wèn)題作了較為明確的回復(fù)，原文如下：

北京市人力資源和社會(huì)保障局：

你局《關(guān)于在疫情防控期間開(kāi)展勞動(dòng)合同管理電子化工作的請(qǐng)示》收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下：用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，可以采用電子形式訂立書(shū)面勞動(dòng)合同。采用電子形式訂立勞動(dòng)合同，應(yīng)當(dāng)使用符合電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的可視為書(shū)面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名。用人單位應(yīng)保證電子勞動(dòng)合同的生成、傳遞、儲(chǔ)存等滿足電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的要求，確保其完整、準(zhǔn)確、不被篡改。符合勞動(dòng)合同法規(guī)定和上述要求的電子勞動(dòng)合同一經(jīng)訂立即具有法律效力，用人單位與勞動(dòng)者應(yīng)當(dāng)按照電子勞動(dòng)合同的約定，全面履行各自的義務(wù)。

人力資源社會(huì)保障部辦公廳

在疫情期間，企業(yè)與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同非常不便，人社部的回函解決了企業(yè)和勞動(dòng)者簽署勞動(dòng)合同的難題。同時(shí)也帶來(lái)了新問(wèn)題，電子合同在很多人眼里仍然是新鮮事物，簽署電子合同帶來(lái)的法律問(wèn)題會(huì)讓人產(chǎn)生一些困惑。企業(yè)怎么簽訂電子勞動(dòng)合同才合法合規(guī)呢？

全國(guó)人大法工委編制的《中華人民共和國(guó)電子簽名法釋義》提到：“電子簽名具有多種形式，如：（1）附著于電子文件的手寫(xiě)簽名的數(shù)字化圖像，包括采用生物筆跡辨別法所形成的圖像；（2）向收件人發(fā)出證實(shí)發(fā)送人身份的密碼、計(jì)算機(jī)口令；（3）采用特定生物技術(shù)識(shí)別工具，如指紋或是眼虹膜透視辨別法等。無(wú)論采用什么樣技術(shù)手段，只要符合本條規(guī)定的要件，就是本法所稱的電子簽名。當(dāng)事人可以約定選擇可靠的電子簽名應(yīng)當(dāng)具備的條件和采用的技術(shù)方案。盡管規(guī)定了可靠的電子簽名應(yīng)當(dāng)具備的法定條件，但并沒(méi)有對(duì)達(dá)成上述法定條件的電子簽名所需采取的技術(shù)作出統(tǒng)一規(guī)定。”

根據(jù)《電子簽名法》第十三條規(guī)定，可以使用如下方法保證己方和對(duì)方電子簽名的可靠性：

1）采用人臉識(shí)別技術(shù)、銀行卡要素等多重手段進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，確保電子簽名為本人專有。

2）采用加密登錄、預(yù)留手機(jī)動(dòng)態(tài)碼確保簽署行為是簽署人控制。

3）合同文檔轉(zhuǎn)換為防篡改PDF文件。

4）持有《電子認(rèn)證服務(wù)許可證》的第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)認(rèn)證：①CA證書(shū)，為電子合同的簽約主體頒發(fā)用于身份識(shí)別的數(shù)字證書(shū)。②可信時(shí)間戳認(rèn)證（TSA），保障電子合同的簽約時(shí)間和內(nèi)容完整性，防止合同篡改和偽造。

在司法實(shí)踐里，法院對(duì)電子簽名的認(rèn)可程度和電子簽名是否為當(dāng)事人所控制，電子簽名行為是否是當(dāng)事人真實(shí)意愿等因素密切相關(guān)，同時(shí)與電子認(rèn)證機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、認(rèn)證方式、認(rèn)證是否具有瑕疵等也具有較高的關(guān)聯(lián)性。

所以，企業(yè)和個(gè)人要想簽署合法合規(guī)的電子合同，最好滿足法律法規(guī)對(duì)訂立電子合同的程序性要求，避免日后產(chǎn)生糾紛。

企業(yè)簽訂電子勞動(dòng)合同合規(guī)建議：

一、不建議采用短信、微信和電子郵件的方式簽訂合同

短信、微信、電子郵件比較難實(shí)現(xiàn)電子簽名的要求，因此一旦發(fā)生糾紛，難以被認(rèn)定為有效電子勞動(dòng)合同。若采用該方式，企業(yè)日后會(huì)負(fù)有較重的舉證責(zé)任，比如，企業(yè)必須證明電子郵箱、微信號(hào)等使用者的身份。另外，證據(jù)也較難保存，比如手機(jī)故障或者丟失，或者清空聊天記錄等等。

二、不建議自建平臺(tái)進(jìn)行電子勞動(dòng)合同簽訂

用人單位應(yīng)保證電子勞動(dòng)合同的生成、傳遞、存儲(chǔ)等法律要求，確保完整、準(zhǔn)確、不被篡改。同時(shí)，《電子簽名法》也規(guī)定，當(dāng)事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。這樣看來(lái)，企業(yè)可以選擇自建平臺(tái)進(jìn)行電子勞動(dòng)合同的簽訂。但是，若要保證電子簽名可靠，最好能滿足《電子簽名法》第十三條要求的所有可靠要件。企業(yè)在自建平臺(tái)上簽署的電子合同，很難證明合同數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確、可靠性，舉證成本較高。另外，規(guī)模較小的企業(yè)看恐怕很難自建平臺(tái)。所以，企業(yè)最好選擇可靠的第三方服務(wù)平臺(tái)。

三、建議企業(yè)與第三方服務(wù)平臺(tái)合作

企業(yè)與第三方電子合同平臺(tái)合作一般要經(jīng)過(guò)下面一些步驟：

1）企業(yè)要先找到第三方電子合同平臺(tái)。

2）和第三方平臺(tái)溝通，企業(yè)和勞動(dòng)者都需要認(rèn)真了解操作方式和服務(wù)流程。

3）企業(yè)和勞動(dòng)者都需要在平臺(tái)實(shí)名認(rèn)證，認(rèn)證方式或許會(huì)有所不同。

4）勞動(dòng)者和企業(yè)可以在第三方平臺(tái)制作電子簽名和電子印章。

5）企業(yè)擬定電子勞動(dòng)合同文件通過(guò)電子文檔形式上傳到平臺(tái)服務(wù)器，由企業(yè)發(fā)送給勞動(dòng)者簽署。

6）員工實(shí)名登錄平臺(tái)后，使用電子簽名完成簽署。

7）簽署后，平臺(tái)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)文本并進(jìn)行備案留存，禁止任何一方修改。

目前，企業(yè)和第三方服務(wù)平臺(tái)的合作模式已經(jīng)相對(duì)成熟，運(yùn)用起來(lái)也比較便捷高效。電子合同簽署采用了非對(duì)稱加密技術(shù)、CA證書(shū)、第三方取時(shí)技術(shù)等科技手段，使得電子合同一旦出現(xiàn)改動(dòng)都能被發(fā)現(xiàn)。

電子合同作為合同簽署形式，將得到更廣泛的應(yīng)用。通過(guò)以上的梳理，希望能讓大家對(duì)電子合同有一個(gè)清晰的了解。