醫(yī)藥行業(yè)為什么需要使用電子簽名？

2020年底，為了規(guī)范醫(yī)藥代表的學術推廣行為，促進醫(yī)藥行業(yè)健康有序發(fā)展，國家藥品監(jiān)督管理局網(wǎng)站發(fā)布了醫(yī)藥代表備案管理辦法，各藥企需要完成醫(yī)藥代表備案。

那么，如何才能合法合規(guī)地收集員工的個人信息呢？

基于個人信息保護的原則，我們要注意“藥品營銷許可證持有人要使用醫(yī)藥代表個人身份信息完成醫(yī)藥代表備案并在國家平臺上公布信息，需要獲得醫(yī)藥代表授權。”雖然這看起來是一個比較簡單的要求，但是在實際操作過程中，要考慮如何發(fā)放，如何接收，如何保留授權。這對于大型藥企醫(yī)藥代表頻繁進出的公司來說是一個很大的工作量。

隨著醫(yī)藥行業(yè)的動態(tài)變化，未來這樣的政策會越來越多，國家對個人信息利用的采集標準和授權要求也會越來越嚴格。如果我們每次都換，我們會更新授權書，讓員工簽字后再收回。另外，醫(yī)藥代表大部分分布在全國各地，這將是一項繁瑣且低附加值的工作，工作量巨大。作為醫(yī)藥公司，可以做些什么來靈活滿足員工授權等簽約需求？事實上，在醫(yī)藥行業(yè)推廣無紙化電子簽名是一個非常推薦的方案。

電子簽名在醫(yī)藥行業(yè)人力資源部的應用現(xiàn)狀

目前，在醫(yī)藥行業(yè)推廣電子合同簽署，機遇與挑戰(zhàn)并存。

挑戰(zhàn)在于醫(yī)藥行業(yè)相對傳統(tǒng)，尤其是數(shù)字化進程相對互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)來說比較慢。因此，特別是對于電子合同，等與法律風險相關的決策，公司的法律部門還是傾向于保守的。目前很多公司的法律部門都不同意使用電子合同。但從政策角度來看，我們也看到了更多的機會。某種程度上，疫情的爆發(fā)加速了國家政策對電子簽名的支持。

今年7月，國家發(fā)改委在《關于支持新業(yè)務形式和模式健康發(fā)展、激活消費市場促進就業(yè)擴大的意見》中，明確指出了推動電子合同、電子發(fā)票、電子印章、電子認證等數(shù)字應用基礎設施完善的方向，讓我們看到了趨勢和希望。

目前醫(yī)藥行業(yè)具有銷售分布廣，醫(yī)藥代表注冊制度政策變化快的特點。正是由于這些日益增長的需求，電子合同的使用機會應運而生，這促使醫(yī)藥行業(yè)開始了對電子合同的各種嘗試。

目前，醫(yī)藥行業(yè)應用最廣泛的電子合同是在人力資源領域。

現(xiàn)在很多企業(yè)與員工之間的文件，如收入證明、就業(yè)證明、離職證明、調動調動協(xié)議、個人信息采集、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、員工手冊、電子合同等，不需要蓋章和簽字是無法進行交互的。

基于剛才提到的挑戰(zhàn)，對于醫(yī)藥企業(yè)電子簽名的推廣步驟有以下幾點建議:

首先是功能提升的順序。由于很多藥企的法律部門并沒有完全支持和同意電子合同，所以電子簽名并不局限于電子合同，應用場景也比較多，可以循序漸進。

我們可以從簡單的電子印章，比如收入證明、就業(yè)證明、離職證明等入手。，只需要公司單方面蓋章，不需要任何員工簽字。

有了電子印章，我們可以繼續(xù)擴展到下一步，即電子簽名。

其中轉入轉出協(xié)議、個人信息保護、保密協(xié)議、員工手冊、競業(yè)限制協(xié)議等相關人力資源應用已經(jīng)廣泛使用，未來很容易過渡到其他場景。

對于電子簽名需要的平臺，可以放心的從簽名電子合同平臺開始，因為這樣對公司的IT系統(tǒng)和預算影響最小。如果公司IT部門的技術系統(tǒng)條件成熟，你想有更好的員工體驗，也可以把電子合同系統(tǒng)和公司的系統(tǒng)連接起來，這需要公司IT部門的介入和規(guī)劃。