電子印章系統(tǒng)在對賬單方面的應(yīng)用

對賬往往是快消品和制造業(yè)的難題。每次對賬財(cái)務(wù)人員只能通過傳真或快遞的方式機(jī)械發(fā)送“紙質(zhì)對賬單”的復(fù)印件給經(jīng)銷商，原件3-4天內(nèi)無法收到。

這個(gè)小對賬單不僅是公司應(yīng)收賬款的重要核銷憑證，也是企業(yè)產(chǎn)品銷售情況的參考數(shù)據(jù)。經(jīng)銷商越來越多，對賬越來越麻煩，財(cái)務(wù)人員也經(jīng)常因?yàn)樾蕟栴}被各部門催:500個(gè)經(jīng)銷商，對賬單只追回了一半，無法分析每個(gè)經(jīng)銷商的業(yè)績，產(chǎn)品配送數(shù)據(jù)不全，耽誤經(jīng)銷商考核，下一個(gè)。

對賬單不全，具體銷售情況不確定，哪些產(chǎn)品賣的好，是否調(diào)整主要產(chǎn)品的生產(chǎn)指標(biāo)？沒有對賬單，參考數(shù)據(jù)丟失。上級(jí)分析報(bào)告出不來了，生產(chǎn)部門不知道要定多少生產(chǎn)目標(biāo)，需要的原材料很難采購。到時(shí)候哪些產(chǎn)品賣的好，原材料還沒采購。

之前有過賬單，因?yàn)闆]意識(shí)到代簽的風(fēng)險(xiǎn)，賬單還沒結(jié)算。每次因?yàn)閷~，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確而退回一疊文件，都要重印。用紙量在增加。你能不能小心點(diǎn)，別再犯錯(cuò)了？

十幾份、幾十份對賬單能跟得上效率。現(xiàn)在經(jīng)銷商越來越多。一兩個(gè)財(cái)務(wù)部門忙不過來。對賬單不能回來，賬戶不能核銷，資金風(fēng)險(xiǎn)高。金融部門希望比任何人都“更快、更省心、更安全”。

電子對賬單VS紙對賬單

電子印章管理系統(tǒng)可以與企業(yè)的分銷管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等ERP軟件集成，電子印章可以連接到對賬流程，對賬數(shù)據(jù)，對賬單，簽名蓋章可以電子化完成，幫助客戶實(shí)現(xiàn)無紙化對賬。

如果使用紙張對賬單 對賬，財(cái)務(wù)和交易商對賬流程將至少需要3-4天:

首先，企業(yè)應(yīng)該:

①登錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)下載對賬數(shù)據(jù)

②參照數(shù)據(jù)起草一份對賬單文檔

③檢查經(jīng)銷商名稱和具體數(shù)據(jù)

④打印對賬單，裝訂

⑤傳真/快遞給經(jīng)銷商

然后，在經(jīng)銷商檢查傳真/快遞后，

⑥檢查對賬單的信息是否準(zhǔn)確

⑦找相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字蓋章

⑧傳真/郵件退回

最后，經(jīng)過內(nèi)部檢查，

⑨再次檢查對賬單信息

最后掃描上傳到業(yè)務(wù)系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案

這些問題可能存在于整個(gè)過程中:

①業(yè)務(wù)系統(tǒng)不能自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)化對賬單文件，每個(gè)對賬單文件必須手工起草。

②使用物理印章時(shí)，必須打印紙質(zhì)文件。快遞和紙張成本高，來回至少要3-4天

③每一份對賬單都要經(jīng)過至少2-3輪的周轉(zhuǎn)，反復(fù)審核需要很長時(shí)間

④對賬此人身份無法確定，簽名和蘿卜印經(jīng)常出現(xiàn)，壞賬風(fēng)險(xiǎn)高

⑤紙質(zhì)對賬單只能在二次掃描后上傳到業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)進(jìn)展緩慢

⑥大量紙質(zhì)原件存放麻煩，不方便查找

如果采用電子對賬單 對賬，整個(gè)流程將實(shí)現(xiàn)無紙化對賬，需要2-3個(gè)小時(shí)才能完成對賬:

首先，在企業(yè)內(nèi)部

①登錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)化電子對賬單

②流程自動(dòng)驅(qū)動(dòng)內(nèi)部審核，啟動(dòng)對賬并簽署鏈接

然后，經(jīng)銷商

③檢查對賬簽署鏈接并完成身份認(rèn)證

④查看數(shù)據(jù)信息，完成在線打印和簽名

⑤ 對賬單自動(dòng)歸還和歸檔

電子對賬單帶來的變化:

電子對賬單信息可以通過短信傳送給經(jīng)銷商，對賬經(jīng)過簡單的驗(yàn)證步驟，幾分鐘就可以簽字完成，不占用雙方太多時(shí)間，操作安全方便。

電子印章系統(tǒng)電子對賬單可以提供哪些應(yīng)用？

標(biāo)準(zhǔn)電子對賬單可由模板自動(dòng)生成。通常，對賬單分發(fā)給經(jīng)銷商或客戶有格式要求，包括對賬要求、標(biāo)題樣式等。為了節(jié)省財(cái)務(wù)部門手工起草的時(shí)間，對賬的數(shù)據(jù)可以通過訪問電子印章系統(tǒng)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，結(jié)合預(yù)置的單據(jù)模板自動(dòng)生成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的對賬單格式規(guī)范、制單快捷。

可以批量推出對賬單快速對賬等。針對經(jīng)銷商對賬多次發(fā)起麻煩的問題，電子印章系統(tǒng)通過與各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，可以讓客戶在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中一鍵直接發(fā)起多個(gè)對賬請求，從而減少了機(jī)械性的工作，使得幾秒鐘內(nèi)就可以完成幾個(gè)小時(shí)的工作。

可以全程保證對賬人身份的真實(shí)性和有效性。針對可能出現(xiàn)的簽字蓋章的情況，電子印章系統(tǒng)的數(shù)字身份證書可以自動(dòng)幫助客戶對信息進(jìn)行全程驗(yàn)證，確保對賬信息的真實(shí)性和有效性。

電子印章的廣泛使用將會(huì)給一些簽名數(shù)量較大的企業(yè)帶來極大的便利，不僅實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)確的成本控制，也改變了很多業(yè)務(wù)的半電子化管理狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、流程審批、電子打印、文件歸檔的一體化管理。