物業(yè)管理公司可以使用電子簽章系統(tǒng)嗎？

物業(yè)管理公司可以根據(jù)內(nèi)部印章管理系統(tǒng)搭建電子簽章系統(tǒng)，使各類“公章、法人章、財(cái)務(wù)章、合同章、安全、工程等職能部門章”可以在線制作、授權(quán)使用、全程監(jiān)控，滿足物業(yè)服務(wù)中不同主體的需求。

①業(yè)主:居民和商戶可以使用手機(jī)遠(yuǎn)程與物業(yè)簽訂服務(wù)協(xié)議、租賃協(xié)議、招商協(xié)議等業(yè)務(wù)協(xié)議，保證全過(guò)程的數(shù)字身份，在線生成支付和維修申請(qǐng)文件，提高物業(yè)服務(wù)效率。

②訪客:居住建筑、商業(yè)建筑、公園等訪客可以通過(guò)小程序在線報(bào)告其來(lái)訪請(qǐng)求，智能識(shí)別訪客身份，簡(jiǎn)化訪客手續(xù)，提高居住建筑、公園、商業(yè)建筑的安全性。

③業(yè)務(wù)人員:各種協(xié)議、票據(jù)、合同等文件可以通過(guò)手機(jī)在線審批蓋章，實(shí)現(xiàn)服務(wù)不滿足時(shí)的高效響應(yīng)。

④管理人員:打開系統(tǒng)，去掉人情章和蘿卜章，規(guī)范各個(gè)業(yè)務(wù)部門的打印，可以全面控制各個(gè)物業(yè)分公司和各個(gè)部門的打印情況。

電子簽章可涵蓋各類外來(lái)證件、官方文件、人事文件、協(xié)議、合同(車位使用服務(wù)、裝修管理、房屋托管保潔、委托租賃、物業(yè)服務(wù)等)的簽署要求。)，通知公告、物品放行單、物品出入境登記、施工許可證、施工人員通行證等物業(yè)管理中的物業(yè)服務(wù)證件。

電子簽章解決方案

首先，物業(yè)服務(wù)文件通過(guò)手機(jī)簽署，與業(yè)主和商家高效連接，降低成本

在房地產(chǎn)集中交付階段，物業(yè)管理公司可能要同時(shí)處理數(shù)百甚至數(shù)千份物業(yè)服務(wù)協(xié)議；業(yè)主入住后，各房產(chǎn)的車位使用服務(wù)、業(yè)主裝修管理、委托租賃等業(yè)務(wù)應(yīng)簽訂服務(wù)協(xié)議。在傳統(tǒng)的線下蓋章環(huán)境下，不僅需要將文件轉(zhuǎn)移到多個(gè)部門審批蓋章，而且業(yè)務(wù)人員可能在一天內(nèi)同時(shí)面臨數(shù)千份文件需要蓋章，導(dǎo)致人力和紙張成本高，內(nèi)部蓋章效率跟不上。

電子簽章系統(tǒng)可以與物業(yè)管理系統(tǒng)無(wú)縫連接，物業(yè)企業(yè)員工可以借助一個(gè)流程批量完成成百上千份物業(yè)服務(wù)文件的網(wǎng)上審批，并通過(guò)手機(jī)批量通知業(yè)主和商戶來(lái)簽訂協(xié)議。簡(jiǎn)化印章審批程序，零快遞高效傳遞文件。

第二、物業(yè)通知文件分批蓋章，一鍵生成付款、催款、公告，網(wǎng)上蓋章

各類物業(yè)費(fèi)繳納及催繳通知，公園、小區(qū)、商業(yè)大廈等重要管理公告文件均為格式文件，蓋章手續(xù)單一，急用，份數(shù)多。傳統(tǒng)的蓋章需要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)起草和填寫賬單和印章，機(jī)械化的工作需要花費(fèi)大量的勞動(dòng)力。

電子簽章系統(tǒng)提供了一個(gè)“標(biāo)準(zhǔn)電子模板”來(lái)幫助格式化要在線高效生成的文件。借助電子流程，通知文件在線蓋章，印章管理人員借助批量蓋章工具，幾分鐘就可以輕松蓋章成百上千的通知文件。同時(shí)，通過(guò)微信微信官方賬號(hào)服務(wù)窗口、小程序等應(yīng)用，自動(dòng)向業(yè)主和商戶發(fā)出通知，整個(gè)過(guò)程無(wú)紙化。

第三，投資和租賃合同在網(wǎng)上簽訂，商戶可以輕松遠(yuǎn)程對(duì)接服務(wù)

商業(yè)樓宇、公園等物業(yè)在招商租賃過(guò)程中，每天都需要簽訂大量的招商服務(wù)協(xié)議和租賃合同文件。但是在紙質(zhì)印章環(huán)境下，業(yè)務(wù)人員需要從內(nèi)容審核到申請(qǐng)打印都要在現(xiàn)場(chǎng)奔波，平均一個(gè)月才能拿到合同。漫長(zhǎng)的簽約周期不僅降低了商家的滿意度，還可能錯(cuò)過(guò)合作。

電子簽章系統(tǒng)與OA或物業(yè)管理軟件無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了合同生成、審核、打印、流轉(zhuǎn)、簽約、備案的全面電子化，簽約周期迅速縮短至一周，有效減少了商家的等待時(shí)間，提高了物業(yè)內(nèi)部蓋章的合作效率，并自動(dòng)在線保存合同文件。

第四是日常門禁登記電子化，訪客和物品快速登記審批

為了提高公園、社區(qū)、商業(yè)建筑的安全性，物業(yè)人員需要嚴(yán)格控制“非業(yè)主”和“貨物”的進(jìn)出，訪客、各種裝修物品、租戶搬遷物品必須按照物業(yè)管理要求辦理“進(jìn)出放行單”。企業(yè)商戶需要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，租客需要房東陪同。手續(xù)多，循環(huán)慢。領(lǐng)導(dǎo)和地主協(xié)調(diào)不好，當(dāng)天就很難做好。有的時(shí)候，一年之后，物業(yè)積累了大量的出入境證件，不方便保管，容易丟失，需要的時(shí)候也很難找到。

電子簽章可以根據(jù)不同屬性的訪問(wèn)發(fā)布表單的格式提前制定“電子訪問(wèn)發(fā)布表單”。對(duì)于公園、商業(yè)大廈或社區(qū)的訪客和物品，物業(yè)人員可以通過(guò)電腦直接發(fā)起發(fā)布表單進(jìn)行申請(qǐng)，申請(qǐng)人、房東或領(lǐng)導(dǎo)可以在線查看并簽字確認(rèn)，滿足多方人員隨時(shí)隨地遠(yuǎn)程協(xié)作的需求，提高服務(wù)效率。