大型酒店有哪些場(chǎng)景需要使用電子合同系統(tǒng)？

1.酒店人事管理業(yè)務(wù)的入職、離職、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)崗全過(guò)程電子化

對(duì)于大型酒店尤其是連鎖酒店，全國(guó)各地的門店從管理到服務(wù)都有上千名員工，總部人員每個(gè)月都在忙著幫新員工求職、簽人事合同、和老員工續(xù)簽合同。

簽署難點(diǎn):

服務(wù)人員流量大，新員工入職和老員工續(xù)聘蓋章需求多。總部人員手工起草、蓋章、郵寄需要耗費(fèi)大量精力和時(shí)間，異地來(lái)回簽字需要一周時(shí)間。簽約效率跟不上入職頻率，合同逾期風(fēng)險(xiǎn)高。另外，每天都有很多員工要開人事證，每個(gè)人都要找HR咨詢格式催蓋章進(jìn)度，效率低下，瑣碎耗時(shí)。

解決方案:

電子合同系統(tǒng)連接人事管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)，圍繞人事管理周期為酒店人事招聘、入職、在崗、調(diào)崗、離職等階段提供電子簽章服務(wù)，從而形成貫穿整個(gè)流程的電子人事管理閉環(huán)。讓HR，酒店員工在OA和人事管理系統(tǒng)中發(fā)起人事蓋章簽字，在嚴(yán)格的流程審批中對(duì)各種人事合同、協(xié)議、證件蓋章電子印章這樣勞動(dòng)合同簽字流程就可以從幾天縮短到幾分鐘。

2.酒店物料采購(gòu)業(yè)務(wù)自動(dòng)識(shí)別供應(yīng)商身份，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程電子化

在酒店客房服務(wù)中采購(gòu)各種日用品和娛樂(lè)設(shè)施，不僅涉及到大量的資金和數(shù)量，而且對(duì)效率的要求也很高。

簽署難點(diǎn):

很多酒店已經(jīng)通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了“采購(gòu)信息發(fā)布和供應(yīng)商信息上報(bào)”，但是很難在第一時(shí)間確認(rèn)供應(yīng)商資質(zhì)信息和報(bào)價(jià)信息是否可靠。由于缺少電子簽章，傳統(tǒng)采購(gòu)中的所有采購(gòu)合同、供應(yīng)商服務(wù)協(xié)議、詢價(jià)單都只能依靠紙質(zhì)文件離線發(fā)送給供應(yīng)商，導(dǎo)致簽署過(guò)程繁瑣復(fù)雜，延長(zhǎng)了整個(gè)采購(gòu)時(shí)間。

解決方案:

電子合同系統(tǒng)可以與酒店的內(nèi)部業(yè)務(wù)管理軟件和采購(gòu)管理系統(tǒng)集成，借助官網(wǎng)平臺(tái)和微信微信官方賬號(hào)，幫助酒店搭建“詢價(jià)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、簽約”全流程電子招聘平臺(tái)。

供應(yīng)商身份信息的全過(guò)程得到真正的保障。酒店在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，只需點(diǎn)擊一下就可以應(yīng)用電子模板制作標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)單據(jù)，供應(yīng)商可以通過(guò)官網(wǎng)等渠道查看簽約信息，整個(gè)過(guò)程只需要幾個(gè)小時(shí)，采購(gòu)快了一步。

3.酒店工程管理業(yè)務(wù)的維修保養(yǎng)記錄真實(shí)可靠

一旦酒店的各種基礎(chǔ)設(shè)施和娛樂(lè)設(shè)備出現(xiàn)故障，服務(wù)將受到影響。高效的維護(hù)響應(yīng)和定期維護(hù)是酒店。“維修申請(qǐng)表”和“維修記錄”是設(shè)備維修申請(qǐng)和日常維護(hù)過(guò)程中的重要記錄材料，有助于酒店及時(shí)了解設(shè)備維修和維護(hù)情況。

簽署難點(diǎn):

只有在工程管理部門提交并簽署“維修申請(qǐng)表”后，才能安排維修，這涉及到維修申請(qǐng)人、部門領(lǐng)導(dǎo)和工程管理部門的多個(gè)批準(zhǔn)人。線下流通不僅效率低下，而且一年積累的文件資料也很難保存和查詢。此外，各種設(shè)備將定期在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維護(hù)，并簽署“維護(hù)記錄”。但在紙質(zhì)簽名的狀態(tài)下，容易被復(fù)制亂涂，紙張成本高。

解決方案:

電子合同系統(tǒng)通過(guò)與酒店業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)連接，為酒店設(shè)備維修和維護(hù)工作中的文件和報(bào)告提供標(biāo)準(zhǔn)的“電子模板”和“電子簽章”服務(wù)。各種報(bào)修手續(xù)上報(bào)后，會(huì)自動(dòng)將信息填入電子報(bào)修單模板，傳遞審批，并通知維修人員施工。修理工會(huì)用他的手機(jī)。不需要跨部門溝通，不需要隨身攜帶維修單，一部手機(jī)就能及時(shí)推進(jìn)維修進(jìn)度。

4.酒店在線客房服務(wù)登記和取消

電子合同系統(tǒng)可與applets和酒店官網(wǎng)集成，為各種網(wǎng)上預(yù)訂和退房服務(wù)提供合法有效的電子簽名服務(wù)。前臺(tái)不再是酒店。客戶可以通過(guò)手機(jī)直接在網(wǎng)上上傳身份證，通過(guò)人臉識(shí)別確認(rèn)身份，在線簽約預(yù)定退房，體驗(yàn)無(wú)紙客房服務(wù)。

所有客人信息自動(dòng)通過(guò)電子合同系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)威身份認(rèn)證，以保證人卡合一，保證入住業(yè)務(wù)的規(guī)范，保證每條消費(fèi)記錄的合法性和有效性。

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和“在線辦公”的普及，引入電子合同系統(tǒng)推動(dòng)酒店無(wú)紙化管理和客戶服務(wù)將為酒店的數(shù)字化轉(zhuǎn)型注入新的動(dòng)力。