企業(yè)合同管理的四大誤區(qū)

企業(yè)的合同管理有很多誤區(qū)。本文列舉了對(duì)合同管理的四個(gè)誤解，希望能糾正合同管理中對(duì)企業(yè)的一些錯(cuò)誤看法。

第一，合同管理中的定位合同管理很多企業(yè)認(rèn)為合同管理是對(duì)合同(紙質(zhì)文件，也就是合同書(shū))的管理。中心工作是根據(jù)公司內(nèi)部的簽約授權(quán)級(jí)別，對(duì)談判中的合同進(jìn)行審核、會(huì)簽、蓋章，然后對(duì)簽訂的合同進(jìn)行備份、分類(lèi)、歸檔、保管。這種合同管理模式將合同管理的本質(zhì)視為合同訂立過(guò)程中的過(guò)程管理，并不能真正有效地防范企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的合同管理目標(biāo)，屬于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下借鑒行政管理模式的傳統(tǒng)思維。

從靜態(tài)管理的角度來(lái)看，這種合同管理模式將合同管理理解為一種簡(jiǎn)單的合同文件管理，而動(dòng)態(tài)流程則是由業(yè)務(wù)部門(mén)擬定合同樣稿，法律部門(mén)對(duì)合同的法律問(wèn)題進(jìn)行審核，最后由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字并交給辦公室蓋章。這種管理模式忽略了合同指派審核的細(xì)節(jié)，包括當(dāng)事人的背景信息、前期談判的重點(diǎn)、合同履行的技術(shù)細(xì)節(jié)等等。

事實(shí)上，企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)存在于商業(yè)交易的整個(gè)過(guò)程中，包括合同談判(包括新客戶開(kāi)發(fā))、合同簽訂和合同履行(包括交付貨物或服務(wù)以及支付貨款)。目前，中國(guó)企業(yè)面臨兩大合同法律風(fēng)險(xiǎn)，一是保質(zhì)保量及時(shí)交貨問(wèn)題，二是應(yīng)收賬款回收問(wèn)題。

第二，合同管理被視為公司法務(wù)部門(mén)的專(zhuān)屬工作。很多企業(yè)認(rèn)為合同管理是公司法務(wù)部的專(zhuān)屬工作，其他部門(mén)只配合法務(wù)部的工作。甚至很多中小企業(yè)根本沒(méi)有法律部門(mén)，也沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人負(fù)責(zé)合同管理的工作。我們覺(jué)得這個(gè)合同管理模式不對(duì)。由于法律部只是參與合同管理的職能部門(mén)，所以公司很多部門(mén)都與合同管理關(guān)系密切。

以合同審查為例，目前的合同審查機(jī)制基本上是業(yè)務(wù)部門(mén)將合同文本提交給法律部門(mén)進(jìn)行正式審查。由于法律部門(mén)不了解合同的背景信息，無(wú)法掌握合同簽訂過(guò)程的細(xì)節(jié)，無(wú)法有效審查合同的合法性、合理性和可行性，進(jìn)而無(wú)法有效識(shí)別潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。為了保證合同目的的順利實(shí)現(xiàn)，合同評(píng)審不僅要對(duì)提出的紙質(zhì)條款進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審，還要了解合同的整個(gè)談判和協(xié)商過(guò)程，追溯合同中反映的每個(gè)問(wèn)題的來(lái)源，了解交易背景、自己一方的立場(chǎng)和關(guān)注的主要內(nèi)容，并與財(cái)務(wù)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)共同評(píng)審合同的有效性。在合同履行階段，傳統(tǒng)的模式是法律部門(mén)不主動(dòng)參與，但實(shí)際上企業(yè)的各個(gè)管理部門(mén)需要協(xié)同工作，法律部門(mén)應(yīng)該成為合同履行的協(xié)調(diào)者和監(jiān)督者。

因此，合同管理應(yīng)該涉及到企業(yè)的所有部門(mén)，而不僅僅是法律部門(mén)的工作。

第三，注重合同簽訂環(huán)節(jié)，忽略合同履行環(huán)節(jié)。如今，許多企業(yè)非常重視合同簽訂環(huán)節(jié)，并建立了合同審批方法和流程，但卻沒(méi)有重視合同履行中的法律風(fēng)險(xiǎn)控制(包括合同變更、轉(zhuǎn)讓和解除等)。).我們認(rèn)為，簽訂合同的目的是為了實(shí)現(xiàn)合同的價(jià)值，但簽訂合同后并不會(huì)完全自動(dòng)履行。目前，許多企業(yè)沒(méi)有建立合同履行的法律風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，沒(méi)有必要的證據(jù)意識(shí)，導(dǎo)致對(duì)方不知道違約時(shí)面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)，更不知道如何妥善處理。比如合同法規(guī)定質(zhì)量問(wèn)題要及時(shí)通知對(duì)方，但是很多企業(yè)對(duì)于質(zhì)量異議通知的內(nèi)容怎么寫(xiě)并沒(méi)有明確的概念。

第四，注重事后訴訟救濟(jì)，忽視訴前法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制的建立。很多企業(yè)認(rèn)為合同管理只是為了方便糾紛解決的制度設(shè)計(jì)，著眼于完善法律糾紛的訴訟解決機(jī)制，不注重對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)的事前識(shí)別和評(píng)估，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在糾紛中陷入法律風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致要么勝訴卻發(fā)現(xiàn)被告資不抵債，要么敗訴。其實(shí)預(yù)防訴訟的成本比訴訟本身小很多，效果也很明顯。

總之，企業(yè)應(yīng)建立動(dòng)態(tài)合同管理監(jiān)管機(jī)制，針對(duì)可能出現(xiàn)的不利于未來(lái)訴訟局面的法律風(fēng)險(xiǎn)采取預(yù)警措施，避免或減少不必要的業(yè)務(wù)損失。