百貨商場如何通過電子合同實(shí)現(xiàn)招商工作的突破？

隨著新零售的興起,百貨商場這一經(jīng)典的零售業(yè)態(tài)受到巨大沖擊。2020年新冠疫情,更是加劇了百貨商場經(jīng)營業(yè)績的下滑。在《2019-2020中國百貨零售業(yè)發(fā)展報(bào)告》中顯示,在103家以百貨經(jīng)營為主的樣本企業(yè)中,百貨增長率僅為1.0%。業(yè)績的下滑讓品牌商入駐普遍信心不足,又使得百貨商場的經(jīng)營壓力進(jìn)一步加大。

那么，百貨商場如何實(shí)現(xiàn)招商工作的突破呢？接下來，我們看某百貨商場通過電子合同進(jìn)行招商簽約管理的案例。

【項(xiàng)目背景】

合同類型:商家入駐協(xié)議

簽約方式:紙質(zhì)簽約

網(wǎng)點(diǎn)數(shù)量:30家左右

網(wǎng)點(diǎn)分布:覆蓋數(shù)十個(gè)城市,十多個(gè)省市自治區(qū)

簽署相對方數(shù)量:每家門店對應(yīng)500-800家商家

簽約流程:商家申報(bào)——雙方簽署入駐合同——郵寄總部備案——總部分類歸檔存儲

簽約流程走完所需時(shí)間:3天及以上

簽約頻次:每年或每兩年續(xù)簽1次

簽約量:1萬份/年,且持續(xù)上漲

現(xiàn)有招商簽約管理人員:10人以下,且短期內(nèi)不會新增人員

年人均處理合同:1000份及以上

平均每份合同成本:36元左右(含紙張、打印、快遞、管理等各種成本)

平均每份合同人工處理時(shí)間:10小時(shí)左右

【招商簽約痛點(diǎn)分析】

從項(xiàng)目背景信息我們清晰地看到,該客戶的招商簽約量在不斷上漲,而相應(yīng)的招商簽約管理人員不會新增,且流程長、對接商家多。全流程人工化的紙質(zhì)簽約管理,隨著時(shí)間的推移,成本和效率上都會不堪重負(fù)。

除了這些顯性的痛點(diǎn)之外,我們還發(fā)現(xiàn)人工化的紙質(zhì)簽約方式,對該客戶的風(fēng)險(xiǎn)管控會造成巨大的隱患。

1、合同條款個(gè)性化需求多,存在篡改風(fēng)險(xiǎn)

原流程為各地門店與當(dāng)?shù)氐钠放粕贪凑占瘓F(tuán)總部設(shè)計(jì)的合同模板擬定合同。由于雙方商定的合作條件差異化較大,如:保底抽成的額度,結(jié)算形式等合作細(xì)節(jié)。因此對合同內(nèi)容條款存在個(gè)性化需求,調(diào)整幅度較大,存在發(fā)送合同時(shí),個(gè)別業(yè)務(wù)人員為了沖業(yè)績篡改合同條款的情況,公司內(nèi)容審查把控?zé)o法有效落實(shí)。

2、供應(yīng)商多、分布廣,資質(zhì)管控難

各地合作的品牌商家存在廠家、經(jīng)銷商或代理商等多種情況,郵寄收集資質(zhì)材料,除了難以鑒別真?zhèn)?另外也經(jīng)常發(fā)生提交的經(jīng)銷授權(quán)書、質(zhì)檢報(bào)告等過期的情況。企業(yè)無法及時(shí)跟蹤,后期出現(xiàn)糾紛難以舉證,造成門店在經(jīng)營合作上的管理隱患。

【數(shù)字化轉(zhuǎn)型難點(diǎn)】

在啟動電子合同項(xiàng)目過程中，面臨著兩大挑戰(zhàn)：一、商家愿不愿意快速接受；二、能否快速上線,并與內(nèi)部自建平臺打通。

1、品牌商接受度

品牌商家的信息化理解、接受度不一,業(yè)務(wù)相關(guān)部門擔(dān)心如何讓數(shù)千家供應(yīng)商參與進(jìn)來,配合上線推廣工作。這對于電子簽約是否順利用起來、用得好都起到關(guān)鍵影響。

2、無縫集成自建業(yè)務(wù)平臺

為了更加貼合日常業(yè)務(wù)簽約場景,該客戶IT部門考慮到項(xiàng)目周期緊張,資源投入相對有限,希望電子簽約平臺與自建的供應(yīng)商管理平臺在做到流程打通、信息共享的同時(shí),可以最大程度減少業(yè)務(wù)側(cè)改造,能夠在4-6周內(nèi)直接集成電子簽約能力,實(shí)現(xiàn)合同簽約管理全程電子化。

【電子合同解決方案】

效率方面:

1、流程簡化,自動化處理:

門店下載總部統(tǒng)一制作的合同模板發(fā)送商戶——商戶智能終端登錄在線簽署——門店確認(rèn)簽署——總部統(tǒng)一按照合同標(biāo)簽,智能歸檔。

省去了合同來回核對、郵寄、人工分類歸檔的流程,自動化處理,大大提升效率。

管控方面:

1、合同模板創(chuàng)建和使用權(quán)限分離,杜絕篡改

電子簽約平臺搭建集團(tuán)架構(gòu)模式,由總部法務(wù)起草主合同模板,管理人員在線制作,統(tǒng)一設(shè)定文件信息、簽約方信息、業(yè)務(wù)字段、簽署位置等,并通過模板授權(quán)給對應(yīng)各地門店人員使用權(quán)限,對方只能查看和使用模板,無法進(jìn)行修改操作,杜絕篡改風(fēng)險(xiǎn)。

2、合同附件兼顧個(gè)性化和管控需求

對于個(gè)性化的補(bǔ)充條款,統(tǒng)一采用添加附件的方式,與主合同一起發(fā)送給品牌商進(jìn)行簽署。這樣既保證了集團(tuán)總部對業(yè)務(wù)人員合同內(nèi)容的管控和約束,同時(shí)又解決了實(shí)際業(yè)務(wù)開展過程中的特殊需求,兼顧了嚴(yán)謹(jǐn)與靈活。

3、相對方管理篩除不合資質(zhì)供應(yīng)商

統(tǒng)一要求品牌商家簽署合同時(shí)上傳資質(zhì)材料,便于公司業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審核,這樣做帶來的好處是資質(zhì)材料與合同進(jìn)行了統(tǒng)一歸檔存儲,便于后續(xù)隨時(shí)調(diào)取和查看。

推廣方面:

1、實(shí)名認(rèn)證環(huán)節(jié)前置加速內(nèi)部推廣

通過線上邀約方案,使關(guān)鍵的品牌商實(shí)名認(rèn)證環(huán)節(jié)前置,并提前做好公眾號推文宣傳和流程培訓(xùn),這樣大大縮短了后期品牌商簽署合同時(shí)再進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證的時(shí)間,避免影響業(yè)務(wù)開展。

2、線上線下簽署結(jié)合

對暫時(shí)不能接受電子簽約的商戶,采用線上線下簽署結(jié)合的方式,將對方線下蓋章的合同掃描上傳,并與通過平臺發(fā)送的電子合同相互關(guān)聯(lián),方便查閱。

實(shí)施方面:

靈活接口快速上線：采取靈活接口方案設(shè)計(jì),最小化改造供應(yīng)鏈管理平臺,通過2-3個(gè)API接口調(diào)用即可完成業(yè)務(wù)閉環(huán)。

【轉(zhuǎn)型成效】

1、簽約流程從平均3天縮短為24小時(shí)內(nèi)

原先由當(dāng)?shù)亻T店和品牌商各自簽署完合同,又快遞到總部進(jìn)行備案,全程至少需要3天時(shí)間。現(xiàn)在可以減少到24小時(shí)內(nèi)完成,并且全過程可視化,業(yè)務(wù)人員可以實(shí)時(shí)跟蹤合同簽署狀態(tài),適時(shí)進(jìn)行提醒或催辦。

2、合同出錯(cuò)率降低為0%

以前總部雖然提供了合同模板,但是無法有效管控合同文本內(nèi)容,電子簽約平臺通過嚴(yán)格的控制,讓合同內(nèi)容與合同權(quán)限有效分離,杜絕人員合同填寫錯(cuò)誤或惡意篡改的情況,并且總部可以及時(shí)查看各地門店簽署過程,做到合同出錯(cuò)率降低為0%。

3、釋放人力,人均合同處理時(shí)間減少80%

原先各地門店都需要安排專人進(jìn)行合同準(zhǔn)備、簽訂及管理工作,現(xiàn)在全部自動化處理后,人均合同處理時(shí)間從之前的1000小時(shí)降低為200小時(shí),減少80%。現(xiàn)在這部分人力可以投入到商家服務(wù)上,包括品牌商家進(jìn)場手續(xù)辦理及后續(xù)經(jīng)營狀況跟蹤等等,使商場和商家之間實(shí)現(xiàn)共贏。

作為傳統(tǒng)零售業(yè)態(tài),百貨商場基本上是多業(yè)務(wù)多門店和多種經(jīng)營品類,供應(yīng)鏈管理復(fù)雜度非常高,導(dǎo)致在合同的簽署、管理上存在不小的問題與挑戰(zhàn)。

電子簽約的價(jià)值點(diǎn)不僅僅簡單的把紙質(zhì)合同變成電子合同,更是對其業(yè)務(wù)管理與運(yùn)營管控的一次經(jīng)營革新,加強(qiáng)人貨場的體系建設(shè)。在人的方面,合同管理的智能工作流,優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程,推動跨部門合作對齊,減少事務(wù)性工作,聚焦業(yè)務(wù)發(fā)展創(chuàng)新;在貨的方面,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)動態(tài)管理,從源頭上規(guī)范了供應(yīng)鏈,實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,提升渠道管理效率;在場的方面,將合同模板、印章權(quán)限收歸集團(tuán)統(tǒng)一管控,杜絕印章濫用、模板亂改等行為,有力提升集團(tuán)的風(fēng)險(xiǎn)管控能力,讓管理更好地落地執(zhí)行。