朋友小C在某國企做行政，負(fù)責(zé)檔案管理工作。每到月底，從各個項目公司上交的合同絡(luò)繹不絕，整理、登記、封裝，忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。小C告訴我，為了防蟲防火防潮，公司專門找了數(shù)十間房間來放檔案，一排排的，整齊劃一比圖書館還壯觀。但是，因為紙張堆疊，想要找一份多年前存入的合同，還是得翻箱倒柜，很不方便。小C很苦惱，“怎樣才能實現(xiàn)合同的高效管理呢？”

相信和小C一樣，很多企業(yè)在合同管理方面都有這樣的煩惱。數(shù)字化時代，如何實現(xiàn)合同檔案的高效管理，如何充分發(fā)揮合同本身的價值是目前企事業(yè)單位亟需解決的問題。

對于大多數(shù)企業(yè)來說，合同作為企事業(yè)單位對外進(jìn)行經(jīng)營活動、對內(nèi)進(jìn)行人事管理的重要憑證，在維護(hù)企事業(yè)單位合法權(quán)益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。正因如此，加快推動合同檔案管理信息化建設(shè)就顯得尤為重要。

2021年1月1日起實施的新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）中，“檔案信息化建設(shè)”專章首次從法律層面對檔案的信息化建設(shè)做出全面、系統(tǒng)的規(guī)定，明確了電子檔案的法律效力以及憑證作用。

新《檔案法》第五章“檔案信息化建設(shè)”，一共7個法條，其中第三十六條規(guī)定“機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。”第三十九條規(guī)定“電子檔案應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應(yīng)當(dāng)對接收的電子檔案進(jìn)行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。”第四十條規(guī)定“有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館”以及第四十一條規(guī)定“國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。”

從信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案管理接收、數(shù)字檔案館建設(shè)到檔案數(shù)字資源共享、利用等，全生命周期的合同檔案管理兼顧內(nèi)部使用與社會共享，將合同的實際效益發(fā)揮到最大。

想要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先還是要從源頭上改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同簽署方式。電子合同能將簽約功能無縫銜接到企業(yè)辦公自動化OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)或其他系統(tǒng)中，減少紙張、快遞、人工等帶來的消耗，合同在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)遷移，合同檔案管理變得更簡單。

在檔案管理方面，使用電子合同完成在線簽署后，電子合同管理系統(tǒng)可以自動通知歸檔人員入庫歸檔，歸檔信息包括合同金額、起止時間、合同執(zhí)行狀態(tài)等各標(biāo)簽；電子合同管理系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞搜索、按組織架構(gòu)/文件類型分類快速查找，一鍵搜索讓文件歸類管理更便捷；合同被歸檔入庫后會自動加密，其他人如需查看則需要申請借閱權(quán)限，權(quán)限可細(xì)分至每位人員，也可按時效性開啟，到期自動回收閱讀權(quán)限。

隨著電子合同功能的進(jìn)一步開發(fā)與完善，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署的整個流程均可在線上實現(xiàn)，電子合同也將會為未來的合作帶來更多安全保障和便利。作為電子合同領(lǐng)軍企業(yè)，放心簽在不斷探索新型合同管理方式，為檔案信息化建設(shè)助力。

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