電子合同與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的利弊分析

(一) 簽署傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的弊端

1. 簽字、蓋章過程繁瑣，缺乏時(shí)效性

傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署的過程，需要合同雙方簽字、蓋章，如涉及到企業(yè)法人還需要經(jīng)歷企業(yè)法人內(nèi)部的審批流程、用章流程，再由一方簽字、蓋章后交由另一方簽字、蓋章，最后雙方各持一份。從上述流程來看，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的簽署過程繁瑣，時(shí)間較長，影響簽約的時(shí)效性。可能在簽署的過程中，出現(xiàn)另一方反悔的情況，拒絕或拖延蓋章，由此可能導(dǎo)致另一方損失。

2. 異地簽署合同，郵寄成本高

傳統(tǒng)的合同簽署，目前的現(xiàn)狀是多數(shù)都涉及到異地合作，簽署合同的雙方需要通過郵寄合同文本，方能實(shí)現(xiàn)雙方對(duì)合同的簽字、蓋章的過程；如果涉及到境外合作，如果仍按傳統(tǒng)合同的簽署方式去郵寄，其單份合同的郵寄成本就高達(dá)上千元。尤其是在當(dāng)今，異地合作、境外合作的情況日益普遍，所以傳統(tǒng)合同簽署的郵寄成本高就顯得非常明顯了。

3. 紙質(zhì)合同管理成本高、查閱難

通過調(diào)查企業(yè)管理紙質(zhì)合同的現(xiàn)狀，中小型企業(yè)在管理紙質(zhì)合同時(shí)存在兩種模式，一種是混合管理，因合同數(shù)量較少，則由管理公章的員工同時(shí)管理合同；另一種是專人管理，因合同數(shù)量較大，占用辦公場地廣，必須由專人負(fù)責(zé)管理合同的整理、收集和保管。混合管理模式，對(duì)于合同管理往往不規(guī)范，容易出現(xiàn)遺失、混亂的情形，尤其是在涉及到員工離職交接的情況下，合同很難完整有序。這就無形中增加了查閱合同的難度，實(shí)踐中往往存在從所有的合同中去逐份查找的情況，耗時(shí)耗力效果不佳；對(duì)于專人管理模式，合同管理的難度更大，合同的數(shù)量、種類復(fù)雜，需要專人負(fù)責(zé)且需要專門的場地進(jìn)行保存，管理成本很高，盡管較混合管理模式而言，專人管理可能通過人為統(tǒng)計(jì)設(shè)定了查閱的索引，但實(shí)際查閱的難度仍然很大，合同的丟失、不完整問題仍很普遍。

4. 公章管理風(fēng)險(xiǎn)高，難度大

合同簽署不得不考慮公章的管理問題，在企業(yè)的日常運(yùn)營過程中，公章起到了至關(guān)重要的作用，合同的簽署生效，加蓋公章是必不可少的環(huán)節(jié)。往往企業(yè)在傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署過程中的蓋章環(huán)節(jié)是設(shè)定了最為繁雜的程序的，部分企業(yè)還對(duì)管理公章設(shè)定了特有的規(guī)章制度。但對(duì)于公章的使用仍然是存在私自蓋章的風(fēng)險(xiǎn)的，一旦公章被私自使用，對(duì)外是發(fā)生法律效力的，企業(yè)只能在對(duì)外承擔(dān)責(zé)任后再向管理公章的相關(guān)人員追究法律責(zé)任。此等風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)極不愿意承受的，所以往往民營企業(yè)管理公章的人員均是企業(yè)實(shí)際控制人的親屬，但這不能從根本上解決私蓋公章的問題。

(二) 電子合同的優(yōu)勢

1. 在線簽署，效率高

電子合同通過線上身份認(rèn)證，合同文本的上傳，生成電子簽名后即可在線上完成合同的簽署，簽字、蓋章具有即時(shí)性，能很好的減少合同簽署過程中產(chǎn)生悔約的可能性，最大限度的促成交易，提高合同簽署的效率。

2. 簽署成本低

與傳統(tǒng)的異地簽署合同需要郵寄簽字蓋章相比，電子合同無需郵寄紙質(zhì)文本，只需要上傳合同文本即可，不產(chǎn)生簽署合同的郵寄費(fèi)用，甚至打印、裝訂費(fèi)等相關(guān)的費(fèi)用均可省去，極大的降低了合同簽署過程中的成本。尤其是對(duì)于與境外客戶合同的簽署，具有很高的實(shí)用價(jià)值。

3. 合同管理簡單，成本低，易查閱

從合同管理的角度來看，電子合同簽署后，可由簽署人下載保存，同時(shí)也由電子合同簽署平臺(tái)進(jìn)行線上保存，當(dāng)然我們還可以選擇由相應(yīng)的公證機(jī)關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)行保存，其對(duì)應(yīng)的是數(shù)據(jù)的保存與分類，所以對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行線上保存更簡單、方便，利用電子數(shù)據(jù)整理、分類工具，可很好的對(duì)電子合同進(jìn)行分類管理，避免人為分類操作帶來的失誤，同時(shí)，基于電子系統(tǒng)的分類管理，線上調(diào)取、查閱的問題就迎刃而解了，線上電子合同的管理及查閱都較傳統(tǒng)合同管理而言更具有優(yōu)勢。電子合同不需要場地，更不需要專人的保存及管理，所以管理和保存的成本都能得到極大的降低。

4. 電子簽名和印章使用自動(dòng)留痕，易管理

電子合同簽署涉及的印章是線上生成的，每一次的線上使用均會(huì)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的簽署日志，利用時(shí)間戳對(duì)簽署時(shí)間、內(nèi)容、操作人等操作細(xì)節(jié)均形成對(duì)應(yīng)的不可更改的操作日志，這種自動(dòng)留痕的技術(shù)手段，極大的降低了公章管理人私用公章的風(fēng)險(xiǎn)，即使仍存在私用信息進(jìn)行電子合同簽署的行為，電子合同簽署系統(tǒng)上自動(dòng)留痕的技術(shù)手段也對(duì)事后追究其責(zé)任也提供了充足的證據(jù)支持。