公司印章管理和使用可能存在哪些問題？如何預防？-放心簽

公司印章管理和使用可能存在哪些問題？如何預防？

2022-05-07

　　公司印章種類繁多，主要包括公章、財務印章、合同印章、法定代表人印章、發票印章等，那么，公司印章的管理和使用可能存在哪些問題？如何預防？本文將為您詳細介紹。

　　一、公司印章的類型和用途

　　公司印章種類繁多，各有用處，分別是做什么的？

　　（1）公章用于處理公司外部事務，如需加蓋工商、銀行等外部事項。

　　（2）財務專用章，用于公司票據出具，如出具支票時需加蓋。

　　（3）合同專用章，公司簽訂合同時通常需要加蓋。

　　（4）法定代表人印章，用于特定用途，公司出具票據時還應加蓋此印章。

　　（5）發票專用章，公司開具發票時需加蓋。

　　二、公司印章管理和使用可能存在哪些問題？

　　（1）印章刻制的業務流程不明確，沒有審批程序。只要業務需要，領導或部門就可以隨意雕刻印章。雕刻后未發布正式啟用文件，印章使用范圍和使用時間不明確。

　　（2）印章雕刻不在公安部門指定的單位進行，也不在公安機關備案。隨意找一個單位刻公章，為今后使用印章的風險埋下隱患。

　　（3）個別企業沒有印章管理規章制度，使用印章未經嚴格批準。印章管理人員不嚴格審查印章材料的使用情況，甚至在空白介紹信或空白紙上用印。印章保管人讓印章離開自己的視線，或者允許他人在自己不在場的情況下代為蓋章。

　　（4）個別企業沒有統一的印章使用臺賬，采用一頁紙請示的方式。請示完成后，領導審批用印的簽字由經理辦公室保存，時間長了容易丟失，無法追溯。雖然個別單位有統一的用印臺賬，但領導在材料上簽字直接上報的文件沒有記錄用印事項和用印人員。涉及此類文件的問題也無法追溯，形成法律風險。

　　（5）個別企業印章保管制度不完善，無專人保管，印章丟失或盜竊后不及時報告，不主動在報紙上發布公告聲明印章作廢，留下潛在用印風險。

　　（6）為了追求收入，個別企業允許不合格的企業掛靠施工。個別情況下，附屬單位甚至可以使用公司印章。一旦附屬單位出現問題，企業將承擔相應的責任。

　　（7）個別企業不重視項目部印章的管理，沒有意識到項目部印章對企業的重要性，項目部印章管理不規范，沒有限制使用范圍和審批程序，沒有設立項目部印章賬戶，形成項目部印章管理空白，給企業帶來更大的法律風險。

　　（8）個別企業印章被仿冒后，未采取正確應對措施，放任風險發生，給企業帶來不可挽回的損失。

　　（9）個別企業在下屬單位、部門、項目部被撤銷后，未及時收回、銷毀這些單位的印章，造成印章流失，形成潛在的法律風險。

　　三、如果公司印章被盜、被搶或丟失怎么辦？

　　除了上述公司印章管理和使用中可能存在的各種問題外，還有另一種情況，即公司印章可能被盜、被搶或丟失。如果公司印章被盜、搶劫或丟失該怎么辦？

　　如果印章確實被盜（被搶），企業不承擔因使用印章而發生的爭議。

　　首先，因為在公安機關有公章的備案，法定代表人應將身份證原件和復印件、工商營業執照原件和復印件帶到丟失地點管轄的派出所，領取報案證明。

　　第二步是讓公眾知道丟失的公章是無效的，所以公章丟失后的第二件事是持有報案證明的原件和復印件，工商營業執照的原件和復印件在市級以上的報紙上發表聲明，聲明公章無效。報紙將在第二天發表。在哪家報紙上發表聲明可以詢問當地工商行政管理局，每個地方都有不同的規定。這里需要注意的是，大多數報紙會要求公司所有股東到場簽署同意登報聲明，這也為許多公司的公章丟失補辦設置了一定的障礙。

　　第三步是持下列文件到公安局公安部門辦理新印章備案：營業執照復印件、法定代表人身份證復印件、企業印章證明、法人委托授權書、所有股東身份證復印件、股東證明或工商局印制的股東名單、派出所報案回執及登報聲明復印件。

　　第四步是辦理好新印章登記后，可以在公安部門的指導下刻新印章。新印章需要不同于以前丟失的印章。

　　四、如何預防公司印章管理中可能出現的問題？

　　一是建立日常保管制度：

　　（1）公司印章采用分級保管制度，各類印章由各崗位專人按職權領取保管；

　　（2）印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人保管，并在其崗位職責中予以明確；

　　（3）妥善保管公章，注意安全，防止損壞、丟失和盜竊。

　　二是明確保管人的責任：

　　（1）印章保管人必須妥善保管印章，不得丟失。如有遺失，必須及時向公司報告；

　　（2）未經規定程序，必須嚴格按照公司使用印章的規定使用印章；

　　（3）在使用過程中，保管人對文件和印章使用單的簽字情況進行審核，同意的用印，否決的退回；

　　（4）檢查印章的使用是否與蓋章的文件內容一致，如不一致，則不予蓋章；