從發(fā)生疫情以來，人們圍繞電子合同的討論顯著增加，話題也越來越深入。從最初的電子合同是否安全合規(guī)延伸到圍繞業(yè)務(wù)痛點和流程拋出一個又一個細節(jié)的問題。我們整理了人力資源常見的電子簽約問題答疑，希望能幫助大家更好地了解電子簽約。

1.電子簽約在人力資源領(lǐng)域有哪些常見的使用場景？

　　通常可以應(yīng)用于員工入轉(zhuǎn)調(diào)離的各個階段，具體如下：

　　入職前：面試通知函、入職信息登記表、錄用通知函、背調(diào)協(xié)議等。

　　入職中：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)條款、員工手冊、入職履歷等。

　　在職階段：在職證明、居住證明、收入證明、變更申請表、人事變更確認表、改簽/續(xù)簽合同、績效表格等。

　　離職階段：離職申請、交接清單、辭職證明、勞動關(guān)系解除協(xié)議等。

　　還包括疫情期間的特殊應(yīng)用，如疫情防控承諾書、企業(yè)復(fù)工證明、個人健康確認表、居家醫(yī)學(xué)觀察通知等。

2.如何實現(xiàn)人力資源場景，以及與線上流程、HR系統(tǒng)的關(guān)系如何？

　　電子簽約平臺通常支持和企業(yè)內(nèi)部的核心人事系統(tǒng)通過標準API接口進行集成打通，在不改變原有入轉(zhuǎn)調(diào)離過程的情況下，人力資源部可以在核心人員系統(tǒng)中向員工發(fā)起電子合同。雙方簽字后，系統(tǒng)可以實時下載并同步。

3.面對候選人放棄入職的情況，如何設(shè)計流程更合適？

　　通常有兩種情況。一是候選人剛剛收到簽署合同的通知，但沒有簽署，人力資源部可以直接撤銷；另一種是候選人已經(jīng)簽字，公司已經(jīng)蓋章。此時，需要啟動合同作廢流程。

4.電子合同、電子簽名、電子章、電子檔案是否可以拉通？

　　電子合同、電子簽名和電子印章是不同的名稱。其實質(zhì)是按照《電子簽名法》的法律法規(guī)要求，通過密碼技術(shù)對電子文件進行電子形式的簽名。

　　例如，我們通常所說的勞動合同、員工手冊、保密協(xié)議、在職證明、收入證明、離職證明等，都可以實現(xiàn)在線電子簽名。

　　隨著企業(yè)人力資源信息化建設(shè)的完善，公司一般都有很多人力資源系統(tǒng)，比如招聘系統(tǒng)、核心人事系統(tǒng)、內(nèi)部OA等。員工在入、轉(zhuǎn)、調(diào)、離各個環(huán)節(jié)的各種文件都可以實現(xiàn)電子簽。放心簽電子簽約平臺可以在簽前、簽中、簽后的整個生命周期的合同管理。通過API接口的形式，與現(xiàn)有的HR系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等對接，實現(xiàn)員工全生命周期中簽署的相關(guān)電子文件的統(tǒng)一存儲和管理。

5.關(guān)于部署電子簽約系統(tǒng)，SaaS云部署和本地化部署如何選擇？

　　首先，電子簽約沒有絕對的本地化。根據(jù)《電子簽名法》的要求，所有簽名主體都需要進行實名認證、申請數(shù)字證書，簽名文件應(yīng)包括簽名的時間戳信息，簽名的整個過程應(yīng)確保合法合規(guī)，有完整的證據(jù)鏈和可追溯性。所有這些都需要與權(quán)威機構(gòu)、如實名認證機構(gòu)、CA機構(gòu)、國家授時中心、公證機構(gòu)等進行外部網(wǎng)絡(luò)連接。

6.國內(nèi)各省市的法規(guī)是否都接受了電子簽約？

　　疫情爆發(fā)以來，國家出臺了多項政策，鼓勵用人單位簽訂電子勞動合同。

　　2020年3月，人力資源和社會保障部發(fā)布《人力資源和社會保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動合同有關(guān)問題的函》，表明用人單位可以與勞動者協(xié)商訂立電子勞動合同。當(dāng)使用符合電子簽名法等法律法規(guī)規(guī)定的可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文和可靠的電子簽名。

　　2021年7月，人力資源和社會保障部發(fā)布《電子勞動合同訂立指引》，指出各地要加強《電子勞動合同訂立指引》的宣傳，引導(dǎo)愿意訂立電子勞動合同的用人單位和勞動者，參照《電子勞動合同訂立指引》，確保電子勞動合同真實、完整、準確、不被篡改。

　　據(jù)了解，除少數(shù)偏遠地區(qū)外，全國各地都在使用簽署電子勞動合同的應(yīng)用。

7.電子簽名功能與《個人信息保護法》之間是否存在政策沖突？

　　電子簽名功能與《個人信息保護法》之間沒有政策沖突。

　　首先，電子簽名功能是以電子簽名技術(shù)為基礎(chǔ)，以電子合同為載體在線達成合約的一種方式，就像線下簽訂合同一樣。《個人信息保護法》旨在確保系統(tǒng)不會過度收集和應(yīng)用個人信息。

　　由于《電子簽名法》規(guī)定，電子簽約需要由相關(guān)認證機構(gòu)頒發(fā)帶有簽約方信息的數(shù)字證書，因此在使用電子簽約之前，對于合同個人信息收集過程是否標準，收集目的是否告知，應(yīng)用范圍是否清楚，信息管理和保密是否安全，是電子簽名平臺需要根據(jù)《個人信息保護法》的進行規(guī)范之處。

　　放心簽電子簽約平臺符合《個人信息保護法》的相關(guān)要求，遵循最小必要的原則，只收集電子簽約所需的信息，遵循相關(guān)合規(guī)要求，加密存儲，未經(jīng)用戶同意不會用作他途，保護用戶隱私信息。

8.如何判斷電子簽名是否有效？法律效力如何？

　　《民法典》規(guī)定，電子合同也是書面合同的一種。電子簽名的法律依據(jù)來源于《中華人民共和國電子簽名法》。《中華人民共和國電子簽名法》第十三條、第十四條規(guī)定，可靠的電子簽名與手寫簽名或印章具有同等法律效力。

　　《勞動合同法》要求用人單位與勞動者簽訂書面勞動合同。2020年3月，人力資源和社會保障部發(fā)布《人力資源和社會保障部辦公廳關(guān)于訂立電子勞動合同有關(guān)問題的函》，明確用人單位可以通過電子方式與勞動者協(xié)商訂立書面勞動合同。

9.如何衡量電子簽約成本與降本增效之間的性價比？

　　每個客戶的現(xiàn)狀，需求不同，電子簽約系統(tǒng)的ROI取決于客戶的實際情況。

　　一般來說，與紙質(zhì)合同相比，電子合同的使用可以將平均簽約周期縮短95%（紙質(zhì)合同的平均簽約周期從3天縮短到電子合同的平均簽約周期的3分鐘），并將簽約成本降低60%（快遞費）。電子合同作為現(xiàn)代商業(yè)交易的基礎(chǔ)設(shè)施，在企業(yè)內(nèi)外實施電子合同，不僅僅是將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)化為電子合同，更是對其業(yè)務(wù)創(chuàng)新、管理和運營的數(shù)字化改革。